Geschäftsprozesse optimieren …

… mit Hilfe der “Fabrik im Seminarraum”

Bericht über den Besuch einer Veranstaltung der „Fabrik im Seminarraum“ von Klaus Thiele

„Das war eine Veranstaltung die mir einfach Spaß gemacht hat und das vorgestellte Konzept hat mich voll überzeugt!”

Zwei Referenten, die gut aufeinander abgestimmt waren und mit wenigen Worten auf den Punkt kamen. Teilnehmer, denen bei den gestellten Aufgaben viel Spielraum zur Lösung der Aufgaben gegeben wurde, sonst aber auf „sich selbst“ gestellt waren. Eine kurze Vorstellungsrunde, eine kurze Einführung und schon wurde man in eine Systematik eingeführt, die den Teilnehmern zwar vorher theoretisch bekannt war, aber dann doch in der direkten Konfrontation etwas überrascht hat. Ein Raum, darin diverse Tische, aufgestellt nach einer vielleicht zufälligen Anordnung. Jeder Tisch repräsentierte den Funktionsbereich eines Unternehmens und war damit Teil einer
Geschäftsprozesskette.

Simuliert wurde ein Unternehmen, spezialisiert auf die Montage von CEE Steckdosen und Stecker in unterschiedlichsten Varianten. Abgestimmt auf die Anzahl der Teilnehmer waren diverse Funktionsbereiche wie Einkauf, Verkauf, Lager, Montage 1, Montage 2, Logistik, Qualitätskontrolle Versand usw. dargestellt. Zur Vervollständigung der Geschäftsprozessketten gehörten auch externe Funktionsbereiche, wie Kunde und Lieferant.

Jeder Funktionsbereich hatte eine perfekte Ausstattung mit Handlungsanweisungen und Belegen zur Erfüllung seiner Aufgaben. Diverse Bestände an Teilen, Baugruppen und Fertigteilen gehörten zur Grundausstattung der und bildeten das „Startkapital“ für jeden. Später während der einzelnen Geschäftsprozessschritte wurde noch der eine oder andere Qualitätsmangel festgestellt.

Mit dem Startsignal wurde dann das Unternehmen zum Leben erweckt. Es wurden Kundenaufträge platziert, Verfügbarkeiten geprüft und Montageaufträge für 3 Montagestufen erstellt. Es wurde montiert, fehlende Bestände angefordert und Teile, Baugruppen und Fertigteile transportiert. Die jeweilige Qualität geprüft und eventuell nachgearbeitet. Beim Lieferanten wurde nachbestellt, geliefert, Waren vereinnahmt und geprüft, Lieferanten- Lieferscheine und Rechnungen geschrieben.
Fertigprodukte wurden verpackt und geliefert, Ausgangs-Lieferscheine und Rechnungen geschrieben … . Also wie im wirklichen Leben die Geschäftsprozesse eines „normalen“, noch nicht optimierten, Unternehmens dargestellt. Das Ganze unter Zeit- und Termindruck. Qualitätsansprüche an das Produkt, die Kostensituation im Unternehmen und Preisdruck durch den Kunden erhöhten den Druck zusätzlich.

Die erste Simulationsrunde war zu Ende und das Ergebnis war nüchtern betrachtet katastrophal. Alle Kennzahlen und Analysen der Spielleitung, belegt durch entsprechende Kennzahlen und Diagramme, waren einfach schlecht und nicht zu akzeptieren. Und natürlich war auch jedem Teilnehmer im Laufe der Simulation im Prinzip schon klar, dass hier eine Menge schief gelaufen war.

Also auf und besser machen

3 Gruppen wurden gebildet, jeweilige Gruppenleiter gesucht und bestimmt mit der Aufgabe die Prozesse so zu gestalten, dass die Situation des Unternehmens
deutlich verbessert würde.

Tja und nun ging es an die Aufgabe wie findet man mit 3 Gruppen, 3 Gruppenleitern und 15 Teilnehmern eine gemeinsame Lösung? Zeit und Termin war vorgegeben und jetzt liefen all die gruppendynamischen Prozesse, die in solchen Situationen nun einmal passieren, ab. Wer setzt sich wie und mit welcher Lösung durch? Wer hört und wer hört überhaupt nicht zu.

Die Referenten waren in einer Beobachterrolle und verfolgten aufmerksam die lebhaften Diskussionen, protokollierten den Verlauf und mussten in dem einen oder anderen Fall regulierend einschreiten.

Dann war die vorgegeben Zeit abgelaufen und die unter einem gewissen Zeitdruck gemeinsam erarbeitete Lösung präsentiert. Die Tische und Funktionen wurden entsprechend der erarbeiteten Lösung umgestellt und die die Ausgangssituation mit Belegen und Beständen wieder hergestellt.

Start zur zweiten Simulationsrunde und alles begann von vorne. Natürlich spare ich mir jetzt die Beschreibung. Aber, und das ist wichtig, das Ergebnis war deutlich besser, die entsprechenden Kennzahlen und Diagramme zeigten das auch. Warum? Nun, trotz sehr unterschiedlicher Charaktere und Zielsetzungen der einzelnen Teilnehmer, alleine die plastische Darstellung der Vorgänge, eine wesentlich Verbesserung der Kommunikation und des Layouts ergaben die Optimierungen. Dazu der
„Zwang” zu einer Lösung im Sinne einer gemeinsam verabschiedeten Unternehmenslösung. Fazit für mich. Hier wurde in wirklich in anschaulicher Art und Weise dargestellt, wie man notwendig

gewordene Veränderungsprozesse mit den Mitarbeiter eines Unternehmens simulieren kann. Nicht die theoretische Darstellung von Abläufen, Abhängigkeiten und Notwendigkeiten in Flipcharts  stand im Vordergrund, sondern das ganz pragmatische Tun, Handeln, Anfassen undKommunizieren.

Seit vielen Jahren bin ich als Berater mit der Einführung und Optimierung von ERP-Systemen beschäftigt und stelle immer wieder fest, dass die Hauptprobleme die mit Einführung oder Optimierung verbunden sind, mit den Mitarbeitern aus unterschiedlichsten Gründen, zu tun haben. Wie vermittele ich den Mitarbeitern die Notwendigkeit der Veränderung in den Geschäftsprozessen, als eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung? Wie macht man es anschaulich? Wie zeige ich Abhängigkeiten und Vernetzung auf? Wie beziehe ich die Mitarbeiter, gerade die denen das Abstrahieren nicht so geläufig ist, in die Erarbeitung einer gemeinsamen Lösung mit ein? Wie
erreiche ich, dass Mitarbeiter und Funktionen Verständnis bekommen für die Aufgaben und Probleme anderer Mitarbeiter oder Funktionen eines Unternehmens? Auf viele dieser Fragen gibt die Fabrik im Seminarraum eine Antwort.

Ich bin mir sicher, dass ich das System in vielen Fällen gut einsetzen kann und werde, zumal man das System extern oder firmenintern nutzen kann. Das Konzept ist eine geradezu ideale Ergänzung für die unbedingt notwendigen Schulungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Optimierung oder Einführung eines ERP-Systems.